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Die Unternehmensführung und der Betriebsrat bilden die Steuerungseinheit, sie definieren die Rahmenbedingungen, verankern und sichern die Qualitätszirkel im Unternehmen. Bei der Einführung der Qualitätszirkel im Unternehmen besteht eine wichtige Aufgabe des oberen Managements darin, der Belegschaft den Sinn und Zweck dieser Arbeitsorganisationsform zu verdeutlichen und die Mitarbeiter zur Teilnahme zu motivieren.

Als Verbindungseinheit zwischen der Steuerungseinheit und dem eigentlichen Qualitätszirkel fungieren die Koordinatoren des mittleren Managements. Sie bieten organisatorische, sachliche und didaktische Hilfe an. Der Zirkelleiter, meist eine Person des unteren Managements (z.B. der Meister) moderiert die Qualitätszirkeltreffen. Möglich ist es jedoch auch, die Sitzungen durch einen Produktionsmitarbeiter leiten zu lassen. Zur Vorbereitung erhalten die Zirkelleiter eine mehrtätige Schulung, in der sie Techniken der Moderation, der Problemlösung (Ursache-Wirkungsanalysen, Brainstorming), der Datensammlung und Präsentation erlernen. Die Stelle des Zirkelleiters durch den Meister zu besetzen, bietet den Vorteil, beschlossene Maßnahmen, die in dessen Verantwortungsbereich liegen, schnell umsetzen zu können. Jedoch besteht die Gefahr, dass sich die reguläre Gruppenstruktur (Vorgesetzter - Mitarbeitergruppe) im Qualitätszirkel derart widerspiegelt, dass die Gesprächsatmosphäre weniger offen ist und die Lösung der anstehenden Probleme - statt eine echte Gruppenlösung zu erreichen - vom Meister geleistet wird (Antoni 1994, S. 30f, Ergänzungen Wahren 1994, S. 46).