Wohlstrukturierter Prozess
Workflowprocess
Stark strukturiert, vollkommen planbar
Kann in Ablaufstrukturen verwendet werden
Stark strukturiert, vollkommen planbar
Kann in Ablaufstrukturen verwendet werden
Verschiedene Arten von Organisationsformen
Organisiert Organisationsgrad hoch:
Banken, Versicherung, Verwaltung
Elastizität ist sehr stark eingeschränkt, Handlungsspielraum der Mitarbeiter ist sehr klein
Improvisiert Organisationsgrad mittel: KMU
Grosser Spielraum für Ad-hoc Entscheidungen
dynamische und elastische Regelungen
Dispositiv Organisationsgrad tief: Kleine KMU‘s Startup Unternehmen
Grosser Handlungsspielraum für einzelne Personen innerhalb
Banken, Versicherung, Verwaltung
Elastizität ist sehr stark eingeschränkt, Handlungsspielraum der Mitarbeiter ist sehr klein
Improvisiert Organisationsgrad mittel: KMU
Grosser Spielraum für Ad-hoc Entscheidungen
dynamische und elastische Regelungen
Dispositiv Organisationsgrad tief: Kleine KMU‘s Startup Unternehmen
Grosser Handlungsspielraum für einzelne Personen innerhalb
Formale und Informale Beziehungen?
Formale Beziehungen sind durch offizielle Regelungen festgelegt und dokumentiert.
Hier versucht der Organisator einzugreifen bei der Analyse und Gestaltung der Unternehmung.
Informale Beziehungen sind Teil der Unternehmenskultur und werden durch reale Beziehungen der Menschen geprägt. Sind meist unausgesprochen und oft auch höchst effizient.
Hier versucht der Organisator einzugreifen bei der Analyse und Gestaltung der Unternehmung.
Informale Beziehungen sind Teil der Unternehmenskultur und werden durch reale Beziehungen der Menschen geprägt. Sind meist unausgesprochen und oft auch höchst effizient.
Vorteile Organisatorische Regelungen
Verbesserte Koordination
Eindeutigkeit der Zuständigkeiten
Stabilität im Betrieb
Verringerung personeller Abhängigkeiten
Verringerung des Planungsaufwands
Eindeutigkeit der Zuständigkeiten
Stabilität im Betrieb
Verringerung personeller Abhängigkeiten
Verringerung des Planungsaufwands
Nachteile organsatorischer Regelungen?
Dienst nach Vorschrift
Geringe Einflussnahme durch Individuum
Relativ schwerfällig im Bezug auf Veränderungen
Neigung zur Bürokratie
Geringe Einflussnahme durch Individuum
Relativ schwerfällig im Bezug auf Veränderungen
Neigung zur Bürokratie
Gestaltungsaspekte der Organisation
Der Organisationwürfel
Beziehungen: Aufbau-Organisation: zuständig, verantwortlich
Ablauf-Organisation: Prozesse, regelt 'Dimensionen'
'Dimensionen': Zeit / Raum / Menge
4 Elemente des Organisationswürfels:
Aufgabe
Aufgabenträger
Sachmittel
Informationen
Beziehungen: Aufbau-Organisation: zuständig, verantwortlich
Ablauf-Organisation: Prozesse, regelt 'Dimensionen'
'Dimensionen': Zeit / Raum / Menge
4 Elemente des Organisationswürfels:
Aufgabe
Aufgabenträger
Sachmittel
Informationen
Elemente der Organisation
Aufgabe = wiederkehrend (immer Verrichtung + Objekt)
Aufgabe ist wichtigstes Element der Organisation. Ohne Aufgabe kein Aufgabenträger und damit auch die restlichen Elemente und Dimensionen des Aufgabenwürfels
Auftrag = einmalig
Aufgabenträger = Person oder Gruppe, die die Aufgabe
erledigt (Stellenbeschrieb)
Sachmittel = Unterstützt Aufgabenträger bei der Erledigung
seiner Aufgaben
Informationen = benötigt Aufgabenträger zur Ausführung (z.B.
Weisungen, Anleitungen, Kundeninfos,
Produktinfos etc.)
Aufgabe ist wichtigstes Element der Organisation. Ohne Aufgabe kein Aufgabenträger und damit auch die restlichen Elemente und Dimensionen des Aufgabenwürfels
Auftrag = einmalig
Aufgabenträger = Person oder Gruppe, die die Aufgabe
erledigt (Stellenbeschrieb)
Sachmittel = Unterstützt Aufgabenträger bei der Erledigung
seiner Aufgaben
Informationen = benötigt Aufgabenträger zur Ausführung (z.B.
Weisungen, Anleitungen, Kundeninfos,
Produktinfos etc.)
Aufbauorganisation / Ablauforganisation
Aufbauorganisation beschreibt Verantwortungs- und
Unterstellungsverhältnisse bzw. Dienstwege
Ablauforganisation definiert die Reihenfolge von Arbeitsschritten bei
der Erledigung von Aufgaben
Unterstellungsverhältnisse bzw. Dienstwege
Ablauforganisation definiert die Reihenfolge von Arbeitsschritten bei
der Erledigung von Aufgaben
Zusammenhang zwischen Aufbau- und Ablauforganisation
AUFBAUORGANISATION (Verteilung von Aufgaben und
Kompetenzen)
Aufgabe: Objekt + Verrichtung
Aufgabenerfüllung: Aufgabenträger/Sachmittel/
ABLAUFORGANISATION (zeitlich-logische Reihenfolge der
Aufgaben innerhalb einer Organisation)
Raum/Zeit/Menge
Kompetenzen)
Aufgabe: Objekt + Verrichtung
Aufgabenerfüllung: Aufgabenträger/Sachmittel/
ABLAUFORGANISATION (zeitlich-logische Reihenfolge der
Aufgaben innerhalb einer Organisation)
Raum/Zeit/Menge
GESCHÄFTSPROZESSE MODELLIEREN
Geschäftsprozess-Management
Geschäftsprozess-Management
ganzheitliches Konzept zur Definition, Implementation und Steuerung von Geschäftsprozessen, bewegt sich im steten Wechsel zwischen Prozessentwicklung und Prozessführung
Prozessentwicklung: bestehende Abläufe erheben & analysieren (aufdecken & abgrenzen)
Aufgrund der Ergebnisse werden Prozesse neu gestaltet und textlich & grafisch dargestellt (Prozessmodellierung)
Prozessführung
Wird vom Chef gelebt bzw. geführt
Bezeichnet die operative Steuerung
Prozessmodelle müssen in der Unternehmung „gelebt“ werden.
Ist für die korrekte Definition der Prozesse verantwortlich
Prozessverantwortlichkeit (Prozessowner)
Ermittelt Prozesskennzahlen und prüft diese = Grundlage für die Prozessoptimierung
Prozessverantwortlicher ist für die korrekte Durchführung und Verbesserung des Prozesses verantwortlich
Prozessentwicklung: bestehende Abläufe erheben & analysieren (aufdecken & abgrenzen)
Aufgrund der Ergebnisse werden Prozesse neu gestaltet und textlich & grafisch dargestellt (Prozessmodellierung)
Prozessführung
Wird vom Chef gelebt bzw. geführt
Bezeichnet die operative Steuerung
Prozessmodelle müssen in der Unternehmung „gelebt“ werden.
Ist für die korrekte Definition der Prozesse verantwortlich
Prozessverantwortlichkeit (Prozessowner)
Ermittelt Prozesskennzahlen und prüft diese = Grundlage für die Prozessoptimierung
Prozessverantwortlicher ist für die korrekte Durchführung und Verbesserung des Prozesses verantwortlich
Begriffe undMerkmale Geschäftsprozess-Management
Kundenorientierung: Ausrichtung aller Prozesse auf Kunden
Wertschöpfungsorientierung: Konzentration auf
wertschöpfende Aktivitäten
Strategieorientiert: Ziele ausrichten Unternehmensstrategie
Prozessführung: Steuerung der Prozesse durch Definition
von Prozesszielen und Kontrolle der Zielerreichung
Leistungsorientierung: Effektivität wird kontinuierlich
gesteigert (Anreize für mehr Lohn)
Prozessverantwortung: Persönliche Verantwortung für
Erreichung Prozessziele
Prozessorganisation: Verankerung der Prozessverantwortung
in der Organisation
Mitarbeiterorientierung Die Mitarbeiter können Geschäftsprozesse weitgehend eigenständig führen und optimieren. Mitarbeiter-zufriedenheit ist dabei ein wesentlich!
Kompetenzorientierung Die Geschäftsprozesse basieren auf Kernkompetenzen
Wertschöpfungsorientierung: Konzentration auf
wertschöpfende Aktivitäten
Strategieorientiert: Ziele ausrichten Unternehmensstrategie
Prozessführung: Steuerung der Prozesse durch Definition
von Prozesszielen und Kontrolle der Zielerreichung
Leistungsorientierung: Effektivität wird kontinuierlich
gesteigert (Anreize für mehr Lohn)
Prozessverantwortung: Persönliche Verantwortung für
Erreichung Prozessziele
Prozessorganisation: Verankerung der Prozessverantwortung
in der Organisation
Mitarbeiterorientierung Die Mitarbeiter können Geschäftsprozesse weitgehend eigenständig führen und optimieren. Mitarbeiter-zufriedenheit ist dabei ein wesentlich!
Kompetenzorientierung Die Geschäftsprozesse basieren auf Kernkompetenzen
Geschäftsprozess
Ein Geschäftsprozess beeinflusst dieWettbewerbsposition eines Unternehmens langfristig und nachhaltig.
Wertschöpfung besteht darin, dass der Input Einsatz von Arbeitsleistung zu einem Output mit höherem Wert umgeformt wird, oder an interne Empfänger (Prozesskunden) ausgeliefert wird.
An einem Geschäftsprozess können mehrere Organisations-einheiten beteiligt sein.
Input ==> Geschäftsprozess ==> Output = Messgrösse
Messgrösse wird anschliessend mit Zielgrösse verglichen
Wertschöpfung besteht darin, dass der Input Einsatz von Arbeitsleistung zu einem Output mit höherem Wert umgeformt wird, oder an interne Empfänger (Prozesskunden) ausgeliefert wird.
An einem Geschäftsprozess können mehrere Organisations-einheiten beteiligt sein.
Input ==> Geschäftsprozess ==> Output = Messgrösse
Messgrösse wird anschliessend mit Zielgrösse verglichen
Funktions- vs. Prozessorientierte Organisation
Funktionsorientierte Organisation
Organisationsstruktur Konzentration auf Funktion, Produkt, Abteilung, Stellen, Division Hierarchische Organisation
Orientierung Nach innen auf das eigene Gärtchen
Kundenbedürfnisse werden nicht wirklich wahr genommen
Konzentration Optimierung von Einzelfunktionen
Autonomie einzelner Funktionsbereiche -> Kosten für Koordination steigen je höher Autonomie einzelner Stellen
Vorteile Bei kleinen Unternehmen kennt man sich, hat
Büro gleich nebenan vom z.B. Marketing -> überschaubar
Interne Absprachen - Improvisation
Probleme Bei grossen Unternehmen kann es zu komplizierten
Kommunikationswegen führen Verlust des Gesamtzus.hangs
Organisationsstruktur Konzentration auf Funktion, Produkt, Abteilung, Stellen, Division Hierarchische Organisation
Orientierung Nach innen auf das eigene Gärtchen
Kundenbedürfnisse werden nicht wirklich wahr genommen
Konzentration Optimierung von Einzelfunktionen
Autonomie einzelner Funktionsbereiche -> Kosten für Koordination steigen je höher Autonomie einzelner Stellen
Vorteile Bei kleinen Unternehmen kennt man sich, hat
Büro gleich nebenan vom z.B. Marketing -> überschaubar
Interne Absprachen - Improvisation
Probleme Bei grossen Unternehmen kann es zu komplizierten
Kommunikationswegen führen Verlust des Gesamtzus.hangs
Funktions- vs. Prozessorientierte Organisation (Fortsetzung)
Prozessorientierte Organisation
Organisationsstruktur: Ablauforganisation steht im Zentrum der
Durchführung der Aufgabe sowie die zeitliche & räumliche
Abwicklung Wer macht was, wann und womit
Orientierung: Prozess im Mittelpunkt, Abteilungsübergreifend
Konzentration: Elementar auf die Aufgaben bzw. einzelne
Aktivitäten. Bilden Grundbaustein eines Arbeitsprozesses
Vorteile: Schnittstelle zum Kunde ist das oberste Prinzip. Man baut den Prozess mit Fokus auf das Wesentliche -> der Kunde
Prozessziele lassen sich besser auf Kundenziele
abstimmen
Probleme: Einführung einer solchen Prozessorientierten Organi-sationsweise
Organisationsstruktur: Ablauforganisation steht im Zentrum der
Durchführung der Aufgabe sowie die zeitliche & räumliche
Abwicklung Wer macht was, wann und womit
Orientierung: Prozess im Mittelpunkt, Abteilungsübergreifend
Konzentration: Elementar auf die Aufgaben bzw. einzelne
Aktivitäten. Bilden Grundbaustein eines Arbeitsprozesses
Vorteile: Schnittstelle zum Kunde ist das oberste Prinzip. Man baut den Prozess mit Fokus auf das Wesentliche -> der Kunde
Prozessziele lassen sich besser auf Kundenziele
abstimmen
Probleme: Einführung einer solchen Prozessorientierten Organi-sationsweise
Beispiel Auftragsabwicklungsprozess
Auftragsabwicklungsprozess
Auftragserteilung und Auslieferung
Ergebnis
Auslieferung eines Produkts oder Dienstleistung an Kunden (Schnittstelle)
Prozessziel
Schnelle und zuverlässige Auslieferung an Kunden
Geschäftsziel (orientierung)
Umsatzsteigerung bwz. Gewinnsteigerung
Siehe Abbildung Seite vorhergehend
Auftragserteilung und Auslieferung
Ergebnis
Auslieferung eines Produkts oder Dienstleistung an Kunden (Schnittstelle)
Prozessziel
Schnelle und zuverlässige Auslieferung an Kunden
Geschäftsziel (orientierung)
Umsatzsteigerung bwz. Gewinnsteigerung
Siehe Abbildung Seite vorhergehend
Prozessmodellierung
GPO-Ansatz (Geschäftsprozess Optimierung):
Abläufe dokumentieren, analysieren und ANPASSEN
BPR-Ansatz (Business Process Reengineering):
möglichst wenig am bestehenden orientieren und versuchen, die Organisation den Prozessen nach zu formen.
Grundlegende Idee der Prozessorganisation ist die der Kundenorientierung:
Ein Prozess wird durch eine Kundenanforderung ausgelöst und das Ergebnis des Prozesses geht an den Kunden.
Die wichtigste Messgrösse für die Steuerung eines Prozesses ist die Kundenzufriedenheit
Die aus dem Prozess resultierende Leistung muss für den Kunden einen Wert darstellen
Abläufe dokumentieren, analysieren und ANPASSEN
BPR-Ansatz (Business Process Reengineering):
möglichst wenig am bestehenden orientieren und versuchen, die Organisation den Prozessen nach zu formen.
Grundlegende Idee der Prozessorganisation ist die der Kundenorientierung:
Ein Prozess wird durch eine Kundenanforderung ausgelöst und das Ergebnis des Prozesses geht an den Kunden.
Die wichtigste Messgrösse für die Steuerung eines Prozesses ist die Kundenzufriedenheit
Die aus dem Prozess resultierende Leistung muss für den Kunden einen Wert darstellen
Weitere Ziele der Prozessorganisation
Konzentration auf Wertschöpfung
Konzentration auf Wertschöpfung
Unterteilung in Primäre und Sekundäre Prozesse
Primäre Prozesse - > wertschöpfend
z.B.: Serviceleistungen, Vertrieb, Auftragsabwicklung
Sekundäre Prozesse -> kein direkter Wertschöpfungsbeitrag
z.B.: Abtippen einer handschriftlichen Vorlage, Zwischenlagern, Personalmanagement
Bei den Sekundären Prozessen kann man am ehesten Einsparungen machen
(Kreisförmige Grafik)
Primäre Prozesse - > wertschöpfend
z.B.: Serviceleistungen, Vertrieb, Auftragsabwicklung
Sekundäre Prozesse -> kein direkter Wertschöpfungsbeitrag
z.B.: Abtippen einer handschriftlichen Vorlage, Zwischenlagern, Personalmanagement
Bei den Sekundären Prozessen kann man am ehesten Einsparungen machen
(Kreisförmige Grafik)
Effektivität und Effizienz
Definition Effektivität:
Das Richtige tun Sicht von aussen.
Geschäftsprozess ist effektiv, wenn das gewünschte Ergebnis erreicht wird, bzw. die gewünschte Wirkung erzielt wird.
Die richtigen Märkte
Die richtigen Produkte
Die richtigen Kernkompetenzen
Definition Effizienz:
etwas richtig tun – Kosten Nutzen optimieren Sicht von innen
Minimierung der Fertigkosten
Verkürzung der Durchlaufzeiten
Präventive Qualitätsmassnahmen
Das Richtige tun Sicht von aussen.
Geschäftsprozess ist effektiv, wenn das gewünschte Ergebnis erreicht wird, bzw. die gewünschte Wirkung erzielt wird.
Die richtigen Märkte
Die richtigen Produkte
Die richtigen Kernkompetenzen
Definition Effizienz:
etwas richtig tun – Kosten Nutzen optimieren Sicht von innen
Minimierung der Fertigkosten
Verkürzung der Durchlaufzeiten
Präventive Qualitätsmassnahmen
Das magische Dreieck
Was muss ein Prozess mitbringen?
Was muss ein Prozess mitbringen?
Qualität
Zeit Kosten
Zeit und Qualität
Kosten und Zeit
Qualität und Kosten
Zeit Kosten
Zeit und Qualität
Kosten und Zeit
Qualität und Kosten
Schnittstellenmanagement
Schnittstelle = Punkt, bei dem die Verantwortung von einer Person (oder Organisationseinheit) auf eine andere übergeht
Schnittstellenprobleme
Verlängerung Durchlaufzeit wenn schlechte Material- und
Infoflüsse
Reibungsverluste durch unterschiedl. Ziel- und Erfolgskriterien
Kommunikationsprobleme (fehlende oder falsche Informationen,
Missverständnisse)
Mangelnde Abstimmung Verantwortlichkeit und Zuständigkeit
Voneinander abweichende Kulturen
Unterschiedliche Art der Informatik Unterstützung
Bei der Funktionsorientierung z.T. komplizierte Schnittstellen
Wichtig beim Übergang von der funktions- zur prozessorientierten Organisation: Reduktion bzw. Harmonisierung von Schnittstellen
Schnittstellenprobleme
Verlängerung Durchlaufzeit wenn schlechte Material- und
Infoflüsse
Reibungsverluste durch unterschiedl. Ziel- und Erfolgskriterien
Kommunikationsprobleme (fehlende oder falsche Informationen,
Missverständnisse)
Mangelnde Abstimmung Verantwortlichkeit und Zuständigkeit
Voneinander abweichende Kulturen
Unterschiedliche Art der Informatik Unterstützung
Bei der Funktionsorientierung z.T. komplizierte Schnittstellen
Wichtig beim Übergang von der funktions- zur prozessorientierten Organisation: Reduktion bzw. Harmonisierung von Schnittstellen
Strukturierungsgrad von Prozessen
Wohlstrukturierte Prozesse Workflowprozess
Vollkommen plan- und programmierbare Prozesse.
Hohe Wiederholungsrate, bekannter Ablauf
Lassen sich mitWorkflow-Managementsystemen abbilden
Teilstrukturierte Prozesse Groupware-Systeme
Bis zu einem bestimmten Grad planbar
Vorgehensweise kann zur Problemlösung angeben werden, es gibt jedoch auch Ausnahmen
Unstrukturierte Prozesse Data-WarehouseSysteme
Komplexe Problemstellung und unbestimmter Informationsgehalt
Es kann mit Entscheidungsunterstützung geholfen werden die vielen Ausnahmen zu bewältige
Unternehmensmodellierung
Strategie ==> Prozess ==> Informationssystem
<== <==
Wertschöpfungskette nach Porter WICHTIG
Porter unterteilt das Unternehmen in strategisch relevante Aktivitäten (Pimäre Aktivitäten). Diese wertsteigernden Aktivitäten bezeichnet man als Wertschöpfungskette. Erledigt ein Unternehmen
diese Aktivitäten billiger als die Konkurrenz so besitzt sie einen Wettbewerbsvorteil.
Er unterscheidet drei Arten:
Wertschöpfungsprozess (auch: Kernprozess, Leistungsprozesse, primäre Prozesse)
Unterstützungsprozess (auch: Subprozesse, sekundäre Proz.)
Führungsprozesse (auch Managementprozesse, sek. Proz.)
<== <==
Wertschöpfungskette nach Porter WICHTIG
Porter unterteilt das Unternehmen in strategisch relevante Aktivitäten (Pimäre Aktivitäten). Diese wertsteigernden Aktivitäten bezeichnet man als Wertschöpfungskette. Erledigt ein Unternehmen
diese Aktivitäten billiger als die Konkurrenz so besitzt sie einen Wettbewerbsvorteil.
Er unterscheidet drei Arten:
Wertschöpfungsprozess (auch: Kernprozess, Leistungsprozesse, primäre Prozesse)
Unterstützungsprozess (auch: Subprozesse, sekundäre Proz.)
Führungsprozesse (auch Managementprozesse, sek. Proz.)
SWOT-ANALYSE
Die SWOT-Analyse (engl. Akronym für
Strengths (Stärken),
Weaknesses (Schwächen),
Opportunities (Chancen) und
Threats (Gefahren)) wird im Bereich der Betriebswirtschaft häufig übersetzt mit „Analyse der Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken" [1] [2].
SWOT ist ein Werkzeug des strategischen Managements, wird aber auch für formative Evaluationen und Qualitätsentwicklung von Programmen (z. B. im Bildungsbereich) eingesetzt.
Strengths (Stärken),
Weaknesses (Schwächen),
Opportunities (Chancen) und
Threats (Gefahren)) wird im Bereich der Betriebswirtschaft häufig übersetzt mit „Analyse der Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken" [1] [2].
SWOT ist ein Werkzeug des strategischen Managements, wird aber auch für formative Evaluationen und Qualitätsentwicklung von Programmen (z. B. im Bildungsbereich) eingesetzt.
Prozessemodellieren -> Business Engineering
Bei der Modellierung gibt es verschiedene Betrachtungsweisen:
Prozesssicht Wertschöpfungskettendiagramm
Ereignisgesteuerte Prozesskette
Aktivitätendiagramm
Organisationssicht Organigramm
Datensicht Entity-Relationship-Diagramm
Funktionssicht Funktionsbaum
Wichtig ist, dass zuerst die Prozesse definiert werden und dann das Informationssystem
Hier ein paar Verfahrensfehler:
Software wird entwickelt, ohne das die Abläufe analysiert und optimiert werden
Software wird entwickelt, ohne die bestehenden Anforderungen angemessen zu entwickeln
Betriebswirtschaftliche Software wird angepasst, ohne dass die Abläufe vorher modelliert wurden
Prozesssicht Wertschöpfungskettendiagramm
Ereignisgesteuerte Prozesskette
Aktivitätendiagramm
Organisationssicht Organigramm
Datensicht Entity-Relationship-Diagramm
Funktionssicht Funktionsbaum
Wichtig ist, dass zuerst die Prozesse definiert werden und dann das Informationssystem
Hier ein paar Verfahrensfehler:
Software wird entwickelt, ohne das die Abläufe analysiert und optimiert werden
Software wird entwickelt, ohne die bestehenden Anforderungen angemessen zu entwickeln
Betriebswirtschaftliche Software wird angepasst, ohne dass die Abläufe vorher modelliert wurden
Business Engineering der Promet-Methode
Business Engineering der Promet-Methode
1. Strategie überprüfen, evtl. ergänzen und Prozesse ableiten
2. Prozesse unter Berücksichtigung der Informatik gestalten
3. Anforderungen an die Anwendungssysteme aus den Prozessen ableiten
4. Anwendungssysteme modellieren oder kaufen, welche die Prozesse unterstützen
1. Strategie überprüfen, evtl. ergänzen und Prozesse ableiten
2. Prozesse unter Berücksichtigung der Informatik gestalten
3. Anforderungen an die Anwendungssysteme aus den Prozessen ableiten
4. Anwendungssysteme modellieren oder kaufen, welche die Prozesse unterstützen
IST-Modellierung
Zielsetzung IST-Modellierung
Welche Prozesse sind bereits vorhanden
Vorschriften, Regeln identifizieren die Einfluss auf Prozesse haben
Schwachstellen herausarbeiten
Bestehende Abläufe dokumentieren
Argumente für IST-Modellierung
Bildet Grundlage um Schwachstellen zu identifizieren
Ist-Zustand kennen ist Voraussetzung für Verbesserung
IST-Modelle dienen als Check-Liste für Vollständigkeit
Vergleich Ist und Soll wird ermöglicht
Argumente dagegen
Hemmt die Kreativität der Mitarbeiter, alte Strukturen werden weiterhin übernommen
IST-Modell ist mit hohem Aufwand verbunden
Meinungsverschiedenheiten über bestehende Modelle
Welche Prozesse sind bereits vorhanden
Vorschriften, Regeln identifizieren die Einfluss auf Prozesse haben
Schwachstellen herausarbeiten
Bestehende Abläufe dokumentieren
Argumente für IST-Modellierung
Bildet Grundlage um Schwachstellen zu identifizieren
Ist-Zustand kennen ist Voraussetzung für Verbesserung
IST-Modelle dienen als Check-Liste für Vollständigkeit
Vergleich Ist und Soll wird ermöglicht
Argumente dagegen
Hemmt die Kreativität der Mitarbeiter, alte Strukturen werden weiterhin übernommen
IST-Modell ist mit hohem Aufwand verbunden
Meinungsverschiedenheiten über bestehende Modelle
Vorgehensweise IST-Modellierung
Vorbereiten Verantwortlichkeiten, Experten
Untersuchungsbereiche defin. Bereiche abgrenzen
IST-Modelle erheben Grafische Erfassung
Konsolidierung Konsistenz, Vollständigkeit
IST-Modelle analysieren Kriterien, Checklisten,
Verbesserungspotenzial
Untersuchungsbereiche defin. Bereiche abgrenzen
IST-Modelle erheben Grafische Erfassung
Konsolidierung Konsistenz, Vollständigkeit
IST-Modelle analysieren Kriterien, Checklisten,
Verbesserungspotenzial
Schwachstellen und Problembereiche imUnternehmen
Schwachstelle Informatik-Unterstützung
Mehrfacheingabe von Daten
Inkonsistenz von Datenbeständen
Inkompatible Schnittstellen
Verwendung unterschiedlicher Informationssysteme
Schwachstelle Ablauforganisation
Überflüssige Prozesse od. Prozessschritte
Unnötige Aktivitäten
Wo inner- und zwischenbetrieblichen Prozessschnittstellen
Zu viele Formulare
Schwachstelle Aufbauorganisation
Unklare Entscheidungs- und Bearbeitungskompetenz
Unklare Aufgabenzuordnung aus Kundensicht
Lange Entscheidungswege
Schwachstelle bei den Schnittstellen
Wer ist Ansprechpartner aus Kundensicht
Unklar definierte Übergabe des Prozess auf andere Schnittstelle
Mehrfacheingabe von Daten
Inkonsistenz von Datenbeständen
Inkompatible Schnittstellen
Verwendung unterschiedlicher Informationssysteme
Schwachstelle Ablauforganisation
Überflüssige Prozesse od. Prozessschritte
Unnötige Aktivitäten
Wo inner- und zwischenbetrieblichen Prozessschnittstellen
Zu viele Formulare
Schwachstelle Aufbauorganisation
Unklare Entscheidungs- und Bearbeitungskompetenz
Unklare Aufgabenzuordnung aus Kundensicht
Lange Entscheidungswege
Schwachstelle bei den Schnittstellen
Wer ist Ansprechpartner aus Kundensicht
Unklar definierte Übergabe des Prozess auf andere Schnittstelle
Business Process Reengineering
WICHTIG
Soll ein Business Process Reengineering durchgeführt werden, macht es keinen Sinn ein ausführliches ISTModell
aufzunehmen, da beim BPR ja auf der grünenWiese von Neuem begonnen wird. Allenfalls eine grobe Aufnahme einzelner Aufgabenbereiche macht hier Sinn.
Soll ein Business Process Reengineering durchgeführt werden, macht es keinen Sinn ein ausführliches ISTModell
aufzunehmen, da beim BPR ja auf der grünenWiese von Neuem begonnen wird. Allenfalls eine grobe Aufnahme einzelner Aufgabenbereiche macht hier Sinn.
Erhebungstechniken um Geschäftsprozesse zu analysieren
Dokumentenstudium Geringe Betriebsstörung, objektiv
Interview Betroffene direkt beteiligt
Fragebogen Gefahr der Manipulation
Multimomentstudie Zeitaufwendig
Selbstaufschreibung Zuverlässigkeit der Personen???
Laufzettelverfahren Details der Abläufe
Interview Betroffene direkt beteiligt
Fragebogen Gefahr der Manipulation
Multimomentstudie Zeitaufwendig
Selbstaufschreibung Zuverlässigkeit der Personen???
Laufzettelverfahren Details der Abläufe
Geschäftsprozesse gestalten und darstellen
Prozessmodelle sollen anschauliche, leicht lesbare und zugleich korrekte Darstellung von komplexen
Sachverhalten und realen Gegebenheiten im Unternehmen sein.
Dabei stellt man sich folgende Fragen:
Für wen veranschaulichen
Welche Informationen relevant
Welche Infos weniger wichtig
WICHTIG
Die Herausforderung ist, die Komplexität abzubilden ohne sie kompliziert zu machen.
Sachverhalten und realen Gegebenheiten im Unternehmen sein.
Dabei stellt man sich folgende Fragen:
Für wen veranschaulichen
Welche Informationen relevant
Welche Infos weniger wichtig
WICHTIG
Die Herausforderung ist, die Komplexität abzubilden ohne sie kompliziert zu machen.
Ablauf SOLL Modellierung
Vorbereitung Detaillierungsgrad wählen
Grobentwurf Wertschöpfungsprozesse (top - down)
SOLL-Modell erheben Soll-Aufnahme-Workshops
Konsolidierung Konsistenz, Vollständigkeit
Aufbauorg. definieren Stellen bilden für auszuführende
Funktionen
Veröffentlichung Betriebliche Dokumentation erstellen
(Prozesshandbücher, Stellenbeschrei-
bungen, Formulare etc.)
Grobentwurf Wertschöpfungsprozesse (top - down)
SOLL-Modell erheben Soll-Aufnahme-Workshops
Konsolidierung Konsistenz, Vollständigkeit
Aufbauorg. definieren Stellen bilden für auszuführende
Funktionen
Veröffentlichung Betriebliche Dokumentation erstellen
(Prozesshandbücher, Stellenbeschrei-
bungen, Formulare etc.)
Bestandteile eines Prozesses
Ein Prozess wird durch vorgelagerten Prozess angestossen
Ein Prozess liefert ein Ergebnis (Leistung) an einen nachgelagerten Prozess
Prozess i.A. auf Zulieferung weiterer Leistungen angewiesen ( => Schnittstellen)
Ein Prozess besteht aus einer Folge von Aktivitäten
Qualität der Prozessdurchführung wird durch Kenngrössen bestimmt: Messgrösse soll sich jeweils der Zielgrösse annähern
Der Prozessverantwortliche (Prozessowner) ist zuständig für Gestaltung, Führung, Durchführung, Messung und Verbesserung des Prozesses.
Ein Prozess liefert ein Ergebnis (Leistung) an einen nachgelagerten Prozess
Prozess i.A. auf Zulieferung weiterer Leistungen angewiesen ( => Schnittstellen)
Ein Prozess besteht aus einer Folge von Aktivitäten
Qualität der Prozessdurchführung wird durch Kenngrössen bestimmt: Messgrösse soll sich jeweils der Zielgrösse annähern
Der Prozessverantwortliche (Prozessowner) ist zuständig für Gestaltung, Führung, Durchführung, Messung und Verbesserung des Prozesses.
Wertschöpfungsanalyse
Tätigkeit im Prozess beurteilen, ob diese aus Sicht des Kunden eine Wertschöpfung darstellt.
Aus Sicht der Kunden werden Tätigkeiten einer Leistungskategorie zugeordnet:
Nutzleistung: Tätigkeit mitWertsteigerung für Kunden
Stützleistung: IndirekteWertschöpfung, unterstützt Nutzleistung
Blindleistung: Ungeplante Tätigk., trägt nicht zur Wertschöpf. bei
Fehlleistung: als Nutz- oder Stützleistung geplant, hat jedoch
Fehler verursacht
Aus Sicht der Kunden werden Tätigkeiten einer Leistungskategorie zugeordnet:
Nutzleistung: Tätigkeit mitWertsteigerung für Kunden
Stützleistung: IndirekteWertschöpfung, unterstützt Nutzleistung
Blindleistung: Ungeplante Tätigk., trägt nicht zur Wertschöpf. bei
Fehlleistung: als Nutz- oder Stützleistung geplant, hat jedoch
Fehler verursacht
Prozessdokumentation
Kunden, Lieferanten, Ergebnisse und Eingaben festlegen
Betriebswirtschaftliche und organisatorischen Aspekte berücksichtigen
Textliche, tabellarische oder grafische Beschreibung oder kombiniert
Grafische Darstellung von Prozessen: Prozesslandkarte PLK
Es gibt keine Darstellungsnormen, jedoch verwendet man meistens ein Rechteck für einen Prozess
Betriebswirtschaftliche und organisatorischen Aspekte berücksichtigen
Textliche, tabellarische oder grafische Beschreibung oder kombiniert
Grafische Darstellung von Prozessen: Prozesslandkarte PLK
Es gibt keine Darstellungsnormen, jedoch verwendet man meistens ein Rechteck für einen Prozess
Grafische Darstellung von Prozessen (1)
Wertschöpfungskettendiagramm (ARIS Methode; Pfeile von links nach rechts): Prozesslandkarte, um Prozesse in einer groben Reihenfolge aufzuzeigen.
Prozesslandkarte mit Unterscheidung Primärer / Sekundärer Geschäftsprozesse
Prozesslandkarte mit Prozessbereichen (Qualitätssicherung):
Managementprozesse
Wertschöpfungsprozesse
Unterstützungsprozesse
Kunden & Lieferantenprozesse
Prozesslandkarte mit Unterscheidung Primärer / Sekundärer Geschäftsprozesse
Prozesslandkarte mit Prozessbereichen (Qualitätssicherung):
Managementprozesse
Wertschöpfungsprozesse
Unterstützungsprozesse
Kunden & Lieferantenprozesse
Grafische Darstellung von Prozessen (2)
Prozesshierarchiediagramm: Prozesse stufenweise in Teilprozesse untergliedert
Ziel:
Prozesshierarchie bilden
Teilprozesse identifizieren
Einzelaktivitäten bestimmen
Prozesszerlegungsmatrix
Makroprozess analysieren, Mikroprozesse zuordnen
Ziel:
Prozesshierarchie bilden
Teilprozesse identifizieren
Einzelaktivitäten bestimmen
Ziel:
Prozesshierarchie bilden
Teilprozesse identifizieren
Einzelaktivitäten bestimmen
Prozesszerlegungsmatrix
Makroprozess analysieren, Mikroprozesse zuordnen
Ziel:
Prozesshierarchie bilden
Teilprozesse identifizieren
Einzelaktivitäten bestimmen
Prozessverläufe
Verschiedene Techniken der Modellierung von Prozessabläufen jedoch keine Standards.
Die wichtigsten:
Flussdiagramm / Ablaufplan => Symbole
Vorteile: Datenflusspläne weit verbreitet, allgemein verständlich
Nachteile: für präzise Ablaufmodellierung nicht geeignet, nicht eindeutig in der Aussage
Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) => Symbole
EPK kann nach ARIS-Methode in versch. Sichten dargestellt werden:
Datensicht, z.B. Entity-Relationship-Modell (ERM)
Funktionssicht, z.B. Funktionsbäume
Ressourcensicht, z.B. separate Ressourcen-Diagramme
Die wichtigsten:
Flussdiagramm / Ablaufplan => Symbole
Vorteile: Datenflusspläne weit verbreitet, allgemein verständlich
Nachteile: für präzise Ablaufmodellierung nicht geeignet, nicht eindeutig in der Aussage
Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) => Symbole
EPK kann nach ARIS-Methode in versch. Sichten dargestellt werden:
Datensicht, z.B. Entity-Relationship-Modell (ERM)
Funktionssicht, z.B. Funktionsbäume
Ressourcensicht, z.B. separate Ressourcen-Diagramme
Ereignisgesteuerte Prozessekette (EPK)
Die Zuordnung einer Funktion kann durch entsprechende Platzierung in Spalten geschehen.
WICHTIGES FLUSSDIAGRAMM
Aktivitätendiagramm(UML)
Die Unified Modelling Language (UML) enthält einen Diagrammtyp, den man gut für die Darstellung von Prozess-abläufen verwenden kann.
Das Aktivitätendiagramm besteht aus Folgen von Aktivitäten und Zustandsübergängen und ist somit vergleichbar mit Flussdiagrammen bzw. Programmablaufplänen.
Synchronisation und / oder Splitting
Aktivitätendiagramm mit Swimmlanes
Das Aktivitätendiagramm besteht aus Folgen von Aktivitäten und Zustandsübergängen und ist somit vergleichbar mit Flussdiagrammen bzw. Programmablaufplänen.
Synchronisation und / oder Splitting
Aktivitätendiagramm mit Swimmlanes
Aufgabenkettendiagramm (Prometmethode)
Dokumentation Makro-Mikro Prozesse
Elemente Erläuterung
Rechtecke (Knoten) Ein Rechteck - Eine Aufgabe
Linien (Kanten) Zeitliche Abhängigkeiten
Gestrichelt horizontal -> Beide Aufgaben gleichzeitig
Durchgehender Pfeil -> nachfolgende Aufgabe ohne Zeitverzug
nach Abschluss vorhergehender Aufgabe
Gestrichelt vertikal -> nachfolgende Aufgabe mit Zeitverzug
Elemente Erläuterung
Rechtecke (Knoten) Ein Rechteck - Eine Aufgabe
Linien (Kanten) Zeitliche Abhängigkeiten
Gestrichelt horizontal -> Beide Aufgaben gleichzeitig
Durchgehender Pfeil -> nachfolgende Aufgabe ohne Zeitverzug
nach Abschluss vorhergehender Aufgabe
Gestrichelt vertikal -> nachfolgende Aufgabe mit Zeitverzug
Kartensatzinfo:
Autor: reto
Oberthema: IT
Thema: Geschäftsprozessmodellierung
Veröffentlicht: 03.03.2010
Tags: Business Process
Schlagwörter Karten:
Alle Karten (42)
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