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Die Bedarfsfeststellung ist Aufgabe der öffentlichen Hand. Man orientiert sich hierbei an der Entwicklung demographischer Faktoren, sowie an politisch gewollten oder gesetzlich vorgesehenen Versorgungszielen und Qualitätsstandards.

Bei einem klassischen Vergabeverfahren sind Ziele und Leistungen klar definiert, bei einer PPP-Vergabe jedoch, steht nur das Ziel und der Unternehmer ist in seiner Umsetzung frei.

Die Qualitätsstandards sind hierbei in der DIN klar definiert und es wird besonderer Wert darauf gelegt, dass die zukünftige Nutzung der Einrichtung und die Entwicklung der Verwaltungstatätigkeit beachtet wird, sodass zukünftige Reformen in Zukunft leichter umsetzbar sind.

Zusammen mit der Bestandsaufnahme bildet die Bedarfsfeststellung das Rückgrat der darauffolgenden Wirtschaftlichkeits- und Projektierungsüberlegungen. (Man greift auf die gewonnenen Kenntnisse zurück)