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Projektphasen und Entscheidungspunkte
Idee
Entscheidungspunkt
1. Initialisierung
Entscheidungspunkt
2. Studie
Lenkungsausschuss
3. Konzept
VR-Sitzungt
Meilenstein
4. Realisierung
Übergabe an Linie
Abschluss / Nachkontrolle

Das Projekt ist eine für einen bestimmten Zeitraum geschaffene Organisation - Projektmanagement umfasst Planung, Delegierung, Überwachung und Steuerung.

"Ein Projekt ist ein Vorhaben, bei dem innerhalb einer definierten Zeitspanne ein definiertes Ziel erreicht werden soll."

Merkmale von Projekten:

• Organisation und Methode
• Befristet (Start und Ende)
• Einzigartig (Neue Zielsetzung)
• Veränderungen (Komplex)
• Bereichsübergreifend / Interdisziplinär

Projektmanagement umfasst das..

• Planen
• Entscheiden
• Anordnen
• Kontrollieren

..aller Aspekte eines Projektes.

Dazu gehört die Motivation der Beteiligten, die Projektziele zu erreichen,und zwar innerhalb der erwarteten Leistungsziele für..

• Zeit
• Kosten
• Risiken
• Umfang
• Nutzen
• Qualität

Durch den Anteil der Projektarbeit gemessen am gesamten Arbeitsvolumen.

Die Zielformulierung geschieht in einem iterativen Prozess und die einzelnen Ziele sind gemäss den SMART-Kriterien definiert.

Die Fixierung eines Ziels erfordert einen iterativen Prozess für die Konkretisierung der Zielaussagen.

Spezifisch...........Ziele müssen eindeutig definiert sein
Messbar.............Ziele müssen messbar sein
Akzeptiert...........Ziele müssen von den Empfängern akzeptiert werden
Realistisch.........Ziele müssen möglich sein
Terminierbar......Zu jedem Ziel gehört eine klare Terminvorgabe

Management bezeichnet:

• Leitungsfunktionen in Unternehmen und Organisationen
• Personen, die diese Funktionen ausüben und entsprechende Managementkompetenzen benötigen

Unterstützung bei grossen Projekten

• Projektkoordination
• Ressourcenkoordination
• Steuerung
• Toolauswahl
• Standardisierung
• Coaching
• Operative Unterstützung
• variiert je nach Unternehmung

Er liefert die Antworten auf die folgenden Fragen:

• Wie gliedern wir das Projekt inhaltlich?
• Welche Funktionen sind im Projekt zu erfüllen?
• Wie bilden wir sinnvolle Arbeitspakete innerhalb des Projektes?
• Mit welchen Kosten und Kapazitäten müssen wir rechnen?

Wie detailliert ein solcher Projektstrukturplan ausfallen muss, hängt von verschiedenen Einflussgrössen ab.

Der Projektsteckbrief fasst den Projektbeschrieb stichwortartig auf einer Seite zusammen und dient während des Projekts als Controlling-Instrument.

Der Projektfortschrittsbericht dient dazu, in kurzer Zeit über den aktuellen Stand des Projekts einen Überblick zu erhalten.

Grundlage:

• Ergebnisse der Projekt-Controlling-Sitzung
• Schriftlich, formale Freigabe durch den Projektauftraggeber

Unter Changemanagement lassen sich alle Aufgaben, Massnahmen und Tätigkeiten zusammenfassen, die eine

• umfassende,
• bereichsübergreifende
• und inhaltlich weitreichende Veränderung

zur Umsetzung neuer

• Strategien,
• Strukturen,
• Systeme,
• Prozesse
• oder Verhaltensweisen

in einer Organisation bewirken sollen. Mit der Verfolgung von Änderungen an Produkten befasst sich das Änderungswesen.

Eine adäquate Projektorganisation für die Art und Komplexität des Projektes ist erreicht, wenn...

• alle relevanten Know-How-Träger in das Projekt eingebunden sind
• alle Projektbeteiligten gemäss ihrer Rollen und den damit verbundenen Aufgaben und Befugnissen agieren
• die Zuständigkeiten innerhalb des Projekts geklärt und auf allen Ebenen akzeptiert sind
• Informations- und Entscheidungsstrukturen eindeutig definiert und kommuniziert sind
• Projektkommunikationsstrukturen ausgewählt und geplant sind

1. Forming
2. Storming
3. Norming
4. Performing

Der vierte Schritt (Performing) ist der anzustrebende Zustand der Teambildung, da erst dann volle Arbeitsleistung erbracht werden kann.

HERMES teilt den Ablauf in sechs Phasen:

• Initialisierung
• Voranalyse
• Konzept
• Realisierung
• Einführung
• Abschluss

Aus jeder Phase resultieren Entscheidungspunkte, welche aufzeigen, ob die nach HERMES definierten Vorgaben erfüllt wurden und somit in die nächste Projektphase übergegangen werden.

Einholen der Zusage der Unternehmensleitung zur Lancierung des Projekts.

Ausfüllen eines Projektbeschriebs / Projektauftrags:

• Projektziele
• Ausgangslage / Rahmenbedingungen
• Nutzen gegenüber Nichtrealisierung
• Beurteilung Chancen und Risiken
• Vorgehen (Teilprojekte)
• Terminplan
• Organisation und Ressourcen

Weiteres Vorgehen:

• Genehmigung des Projektauftrags durch Auftraggeber
• Beginn des Projekts

Mit einer Studie werden erste Analysen gemacht sowie die Durchführbarkeit und der Nutzen des Projektes geprüft.

• Kick-Off: Markiert den Beginn eines Projektes mit dem Team
• Erstellen einer Studie
• Inhalt gemäss Ziele

Weiteres Vorgehen:

• Präsentation der Studie vor dem Leistungsausschuss
• Entscheid über Durchführung des Projekts und Auswahl der zu bearbeitenden Lösung durch Leistungsausschuss

• Erarbeitung eines Konzepts für die gewählte Lösung
• Basiert auf den Erkenntnissen der Studie
• Inhalt gemäss Ziele

Weiteres Vorgehen:

• Präsentation des Konzepts vor dem Auftraggeber (Lenkungsausschuss, Geschäftsleitung)
• Entscheid über Realisierung des Projekts und Validierung der Ressourcen

In der Realisierungsphase wird die gewählte Lösung implementiert und operativ übergeben.

Umsetzung der ausgearbeiteten Lösung

Ausgearbeitete Lösung wird

• realisiert
• implementiert
• getestet
• ins Operative übertragen

Weiteres Vorgehen:

• Laufende Informierung des Auftraggebers / Lenkungsausschusses über Fortschritte und allfällige Probleme oder Abweichungen von Budget und Ressourcen
• Operative Übergabe

80% dessen, was man in der Arbeit erreicht, geht auf 20% der aufgewendeten Zeit zurück. In der Praxis sind daher vier Fünftel der Anstrengung weitgehend unbedeutend.

"Was, wer, wann, wie wichtig, wo stehen wir"

Die allfallenden Projektkosten sollen mit den eingehenden Zahlungen verglichen werden. Der Projektstatus soll aufzeigen, ob das Projekt auf Kurs ist – Rote Ampeln heissen aber nicht unbedingt „STOP“!

Zum Schluss findet eine Projektevaluation statt und Key Learnings für Folgeprojekte werden festgehalten.

Projektleiter

• Erstellen eines kurzen Abschlussberichts
• Debriefing - Workshop "Feedback"

Weiteres Vorgehen:

• Projekt wird von Lenkungsausschuss oder Projektauftraggeber als abgeschlossen beurteilt
• Bei negativer Bilanz sind Verbesserungen notwendig

Der Projektabschlussbericht stellt die formale Abnahme des Projekts dar.

Inhalte:

• Darstellung der Projektergebnisse
• Gesamteindruck
• Beurteilung der Realisierung der Projektziele
• Reflexion der Projekterfahrungen
• Planung der Nachprojektphase / Restaufgaben
• Formale Abnahme

Umfang:

• Mit oder ohne Letztversion der Detailpläne
• Ein Bericht für alle Zielgruppen oder differenziert

Verantwortung für die Lieferung der Ergebnisse

Vorsitzender ist der Auftraggeber, die übrigen Mitglieder sind jeweils Vertreter der beteiligten Organisationen