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- Ausgleich von Auswirkungen interkultureller Unterschiede

- Ausgleich von Auswirkungen unterschiedlicher Rollenverständnisse

- Vereinheitlichung von Vorgehensweisen, Werkzeugen und Templates

- Vermeidung von Missverständnissen

Definierter Liefer- und Leistungsumfang vs. festgelegtes Budget vs. vorgegebener Zeitrahmen

oder anders: Leistungsumfang vs. Ressourcen vs. Zeit

1.: Projektstart (MS: Project Order)
2.: Projektplanung (MS: Kick-Off)
3.: Projektüberwachung und -steuerung (von MS Planning completed bis MS Project completed)
3.1 bis 3.n: Projektinhalte mit MSen

- Komplexität
- Projekttyp
- Branche

1. Standardphasenmodell: einfaches oder erweitertes lineares Phasenmodell


2. Zyklisches Phasenmodell: vornehmlich im IT.Bereich

3. Projektaufwandskurve: größter Aufwand während der Realisierungsphase

- MS dienen der Projektüberwachung

- Planung grob terminierter Meilensteine zum jeweiligen Phasenabschluss - in der Regel das „Go“ für die nachfolgende Phase.

- weitere MS für wichtige Ereignisse innerhalb der Phasen

- Projekstart:
Überarbeitung Projektanalyse, Vertragsanalyse, Projektauftrag, Projektorganisation, Projektinfrastruktur, Projektdokumentation, Kick-Off Meeting

- Projektplanung
Projektstrukturplanung, Arbeitspaketbeschreibung, Aufwandsschätzung, Aublauf- und Terminplanung, Mitarbeitereinsatzplanung, Kostenplanung

- Projektüberwachung und -steuerung
Projektüberwachung, Projektsteuerung, Change Management, Projektmeilensteine, Projektstatusbericht

- Projektabschluss
Endabnahme, Abschlusspräsentation, Projektabschlussbericht


> Das Projektvorgehensmodell bildet den roten Faden im PM

- Orientierung an PM-Standards
- ggf. Anpassung der Standards an das Projekt
- Benutzung des PM-Vorgehensmodells
- Definition von Projektbeginn und -ende
- Erstellung eines Phasenmodells
- Terminierung der einzelnen Phasen
- Beschreibung der wesentlichen Aktivitätne in den Phasen
- Definition von erwarteten Ergebnissen an jedem Phasenende
- Zuordnung von Meilensteinen zu Phasenenden
- Terminierung von Meilensteinen
- Definition und Terminierung von PM-Aktivitäten

- Projektauftrag überarbeiten
- Projektorganisation aufstellen
- Projektinfrastruktur bereitstellen
- Kick-off Meeting durchführen


Projektstart = Grundstein für den Projekterfolg

- Projektauftrag beschreiben - magisches Dreieck
- Projektziel klären - Zielkreis
- Projektprioritäten festlegen - Prioritätenmatrix
- Projektrisiken betrachten - Risikoportfolio
- Zeitnahes Klären aller offenen Fragen
- Projektauftrag bestätigen

Der Fokos liegt auf der Herleitung der Klarheit hinsichtlich Zeit, Ressourcen und Leistungsumfang

Wozu?
Was soll mit dem Projekt erreicht werden? Welches Interesse hat der Auftraggeber am Projekt? Gibt es gesetzliche Vorgaben?

Für wen?
Wer sind die Projektbeteiligten bzw. -betroffenen (Stakeholder) Welchen Einfluss haben diese Gruppen auf das Projekt?

Endergebnis?
Was ist das definierte Endergebnis des Projekts? Mit welchem Ergebnis/Leistung wird der Auftraggeber zufrieden sein?

Messkriterien
Welche definierte Qualität wird erwartet? Wie wird das Endergebnis gemessen?

--> Ziele sollen erreichbar sein und den zu erreichenden Endzustand beschreiben

- Beschreibung des identifizierten Risikos

- Eintrittswahrscheinlichkeit des Risikos durch Angabe von Risikostufen (z.B. gering, mittel, groß)

- Vermutliche Tragweite für das Projekt bei Eintreten des Risikos durch Klassifikation (z.B. gering, mittel, groß)


Ünerführung in ein Risikoportfolio:

Projektbezeichnung
Projektgegenstand
Start des Projekts
Einladung zum Kick-Off Meeting

--> Verpflichtende Bestätigung des Auftragnehmers ggü. dem Auftraggeber zur Erfüllung des Vertrages zu den vereinbarten Konditionen

- Genehmigung der Projektplanung
- Verfolgung des Projektverlaufs
- Beratung des Projektleiters bei größeren Problemen
- Entscheidung bei Fällen, die außerhalb der Kompetenz der PL liegen
- Beschlüsse über Weiterführung/Einstellung von Arbeiten
- Auflösen von Projektgruppen

- Führen und überwachen des Projektplans
- Berichterstattung und Dokumentation
- Auswahl des Projektteams
- Klare Aufgabenverteilung an die Projektmitglieder
- Motivation der Projektmitglieder
- Herbeiführung von Projektentscheidungen

Termin- und fachgerechte Fertigstellung der ihnen Übertragenen Aufgaben und Arbeitspakete

1. Kernteam bilden
2. Entscheidungsgremium erfragen
3. Projektorganisation erstellen
4. alle Teilprojektleiter festlegen
5. Bedarf an Projektmitarbeitern festlegen
6. erforderliches Spezial-Know-How identifizieren
7. Projektorganisation mit Auftraggeber abstimmen

Festlegung...
...des Phasenplans
...der einzusetzenden Methoden
...der Dokumentationsstandards
...sonstiger zu beachtender Standards
...der organisatorischen Kommunikations- und Abstimmungsprozesse
...der zu benutzenden Tools

Ziel:
Sicherstellung dafür, das jedes P-Mitglied jederzeit weiß, an welcher Stelle im Plan sich das Projekt befindet, was seine Aufgabe ist oder wie Entscheidungen getroffen werden.

Herstellung der Vergleichbarkeit von Ergebnissen durch die Anwendung einheitliche Methoden.

Beispiele: Entwurfsmethoden, Entwicklungsm., Analysem., Konstruktionsm., Planungsm., Berechnungsm.

Vereinfachung von Projektkommunikation und Qualitätssicherung durch einheitliche Formen.

Zu dokumentieren sind: Projektablauf + Projektergebnisse
- Welche Dokumentarten gibt es?
- Welche Inhalte sind in den Dokumenten beschrieben?
- Wie hat die Dokumentkennzeichnung zu erfolgen?
- Welche Formatvorlagen sind zu benutzen?
- Wie erfolgt die Archivierung der Dokumente?

Sicherstellung des Informationsflusses durch geregelte Kommunikationswege.

Dies beinhaltet die Festlegung...
... der Komm. mit dem Entscheidungsgremium/Auftraggeber
... der Häufigkeit von P.- und MS.-Meetings
... der regelmäßigen Projektmeetings zur Abstimmung der P.mitglieder
... der Häufigkeit, der Inhalt, des Verteilers der Projektstatusberichte
... der Häufigkeit und der Inhalte von Statusberichten der Mitarbeiter an die Projektleitung
... des Verhalten bei Konflikten

Fokus: Offizieller Projektstart, Herstellung eines einheitlichen Informationsstandes, einheitliches Zielausrichtung und Motivation des Projektteams, Erreichen eines Project-Commitments

Agenda
- Vorstellung des Porjektteams
- Erläuterung des Projektauftrags
- Abstimmung des zeitlichen Ablaufs
- Bestimmung des Qualifizierungsbedarfs für die Teammitglieder
- Ermittlung der Erwartungen und der Motivation aller Teammitglieder

Zu verwendende Dokumente
- Projektorganisation
- Auftragsanalyse
- Projektinfrastruktur
- Projektphasenplan

- PSP erstellen
- AP definieren
- Aufwände schätzen
- Termin- und Aufgabenplan erstellen
- Mitarbeitereinsatzplan erstellen
- Kostenplan erstellen
- Planoptimierung durchführen

- Inhalt des APs/TPs
- zu erwartende Ergebnisse
- Abhängigkeiten/Schnittstellen zu anderen Komponenten
- Zeitplanung
- Kostenplanung

- Aufwand und Dauer sauber zu trennen:

- Abhängigkeiten zu unterscheiden: Normalfolge, Anfangs- u. Endfolge
- Terminierung jedem Vorgang konkreten Termin zuordnen, auf Abhängigkeiten achten
- Visualisierung i.d.R. Balkenplan, analog dem PSP

- Aufwandsschätzung aller APs und Aktivitäten
- Dauer aller APs und Aktivitäten
- Mitarbeiterbesetzung aller APs und Aktivitäten


--> Schätzung des Projektbudgets auf TP- und AP-Ebene entsprechend des PSP

- Optimierung der Projektdauer
- Optimierung des Ressourceneinsatzplanes
- Optimierung des Projektumfangs


Zeit vs. Geld vs. Leistung

Allg.: Abgleich hinsichtlich Zeit, Kosten und Leistung

- unrealistische bzw. zu optimistische Planungen
- Fehler bzw. Schwierigkeiten bei der Arbeitsausführung
- Unabsehbare Änderungen der Anforderungen
- Probleme bei der Verfügbarkeit von Mitarbeitern (Krankheit, Urlaub, Kündigung, Einsatz für projektfremde Arbeiten)

Definition: Zusammenfassung der Ergebnisse der Projektüberwachung, die dem Auftraggeber regelmäßig übergeben wird.

Inhalt:
-Plan, Ist und Restwerte für Personalaufwände
- Sachkosten und das Budget je Teilprojekt
- Schätzung des Fertigstellungsgrades der AP
- Ausblick auf die geplanten Ergebnisse
- Meilensteintrendanalyse
- Kostentrendanalyse
- Angaben zu Change-Requests und -Orders
- Risikoanalyse

Anschließend Feedback des Auftraggebers einholen

--Ziel: Änderungen möglichst ohne Anpassung der Rahmenbedingungen integrieren

Ablauf:

- Change Requests sind grundsätzlich schriftlich einzubringen
- Analyse hinsichtlich Umfang und Auswirkungen ausführen
- Kleinere Changes: Entscheidung über die Umsetzung durch den PL
- Größere Changes: Vorlage und Entscheidung durch das Entscheidungsgremium

1. Ergebnisbezogene Dokumente: Projektinhalte, Projektergebnisse, Projektanalysen, Arbeitspaketinhalte, Zwischenergebnisse
in Anlehnung an den PSP

2. Ablaufbezogene Dokumente: Projektauftrag, Projektorganisation, Projektstart, Projektplanung, Projektüberwachung und -steuerung, Projektabschluss, Abnahmeprotokolle, Listen
An Phasen orientiert